PANDUAN PROSES SIDANG THESIS SAMPAI WISUDA SECARA DARING (ONLINE) per 2020 PASCASARJANA UNY

 

Halo everyone…

Sudah lama tidak bersua. Kali ini aku ingin berbagi sedikit info tentang tata cara proses sidang thesis di Pascasarjana UNY selama masa pandemi. Sedikit cerita, aku mendapatkan persetujuan dosen pembimbing untuk maju ke meja ujian ketika pertengahan bulan Juni. Dan menyelesaikan segala urusan sampai terdaftar sebagai peserta yudisium sekitar pertengahan bulan Agustus. Karena sedang masa pandemi, segala urusan dilakukan secara online. Beberapa urusan dipermudah seperti tidak perlu tanda tangan Kaprodi dan Direktur untuk lembar persetujuan sidang. Dikarenakan ada surat edaran dari rektor UNY per tanggal 31 Agustus 2020 yang menyatakan bahwa beberapa jurusan di Pascasarjana kembali bergabung ke Fakultas masing2 (Contohnya: jurusan Pendidikan Bahasa Inggris bergabung ke FBS), maka informasi tata cara proses sidang thesis dibawah ini tidak berlaku lagi terhitung 1 September 2020. Yes, I know kenapa di upload kalau sudah tidak valid...? Tetapi, persyaratan untuk sidang sampai urusan berkas wisuda hampir tidak ada perubahan. Yang tentu berubah adalah pejabat berwenang untuk urusan tanda tangan, seperti dari Direktur menjadi Dekan fakultas masing2, kemudian alamat email atau contact person untuk mengirimkan berkas karena urusan akademik sudah diambil alih oleh bagian akademik fakultas masing2. Dan tambahan beberapa berkas lain yang dibutuhkan, jadi untuk lebih jelas silahkan lihat pengumuman di fakultas masing2.

Disclaimer!!! Informasi dibawah ini berdasarkan pengalaman pribadi yang mungkin tidak sama dengan yang lain terutama yang berkaitan dengan durasi untuk mengurus berkas2. But, here we go… hope it can help.

No	Kegiatan	Berkas	Steps
1	ACC Pembimbing untuk Ujian Thesis	1. Thesis         2. Approval sheets/ Lembar Persetujuan Pembimbing	Mengirimkan Lembar Persetujuan Pembimbing.doc ke Pembimbing
2	Mengurus Reviewer	1.Naskah Thesis .doc        2. Lembar Persetujuan Pembimbing .pdf       3. Lembar Keaslian Karya .pdf     4. Abstrak B.Inggris .pdf     5. Daftar Referensi dalam bentuk table .doc	Mengirimkan berkas tersebut lewat email ke : sekretaris.dirpps@uny.ac.id Cek balasan email untuk mengetahui dosen reviewer (Aku: butuh waktu 1 minggu utk dapat balasan), selanjutnya kita sendiri yang berkomunikasi dg dosen reviewernya. Hasil review akan dikirimkan lewat email kita. Nanti kita dapat surat Lembar Pemeriksaan Thesis (butuh ttd dosen reviewer dan dosen pembimbing). Kita juga akan mendapat formulir koreksi abstrak
3	Pengecekan Abstrak	1. Abstrak B.indo & B.Inggris	Mengirimkan file abstracts (Nama-NIM-Prodi) ke : suhaini.msaleh@gmail.com Cek balasan email (fast response), kita akan mendapat hasil koreksi yang harus direvisi dan lembar Formulir Koreksi Abstrak.doc, kemudian kirimkan kembali hasil revisi sesuai saran dan lembar formulir yang sudah kita tandatangani. Selanjutnya kita akan mendapatkan Lembar Formulir Koreksi Abstrak.pdf dan Abstrak B.Indo & B.Inggris yang sudah ditandatangani.
4	Surat Keterangan Bebas SPP	1.Kuitansi Pembayaran SPP semester berjalan	Aku tidak mengurus SurKet Bebas SPP ke Subag.Keuangan, tetapi hanya menscan kuitansi pembayaran dalam bentuk .pdf
5	Mendaftar Ujian Thesis	1. Naskah soft copy thesis .doc         2. Bukti Pembayaran SPP .pdf        3. Dokumen hasil studi .pdf         4. Lembar Pemeriksaan Thesis .pdf         5. KRS semester berjalan .pdf        6. Formulir Koreksi Abstrak .pdf	(Semua berkas yang butuh tandatangan, sudah ditandatangani) Mendaftar online ke : akademik.pps@uny.ac.id nanti Surat Undangan Ujian Thesis akan disampaikan melalui WA. Aku butuh satu minggu untuk dapat balasan surat undangan ujian thesis, dan tanggal ujiannya juga terhitung seminggu dari Surat undangannya keluar. Jadi, in total butuh dua minggu dari waktu mendaftar sampai hari H.
6	Ujian Thesis	1. Power point        2. Wi Fi	Ujian dilakukan secara online melalui zoom, link dan password zoom akan disampaikan sehari sebelum ujian lewat WA. Ujian berlangsung selama 1 jam 30 menit dengan waktu presentasi 15 menit (Aku kemarin lebih), penguji utama 20 menit, tiga penguji lainnya masing2 10 menit. Cetak naskah thesis supaya mudah menjawab pertanyaan penguji karena mereka sering merujuk ke halaman2 tertentu di thesismu yang dirasa kurang jelas.
7	Meminta TTD Lembar Pengesahan Penguji	1. Ratification Page/ Lembar Pengesahan .doc	Setiap penguji diberi satu lembar pengesahan. Setelah selesai revisi, penguji akan mentandatangani ratification page. Aku kemarin mengirimkan hasil revisi dan ratification page.doc ke penguji secara serempak. Tips: tandai bagian mana yang direvisi, atau kirimkan file Summary of revision and suggestions agar penguji mudah memeriksa hasil revisi.
8	Surat Keterangan Publikasi	1. Artikel yg sudah dipublikasi        2. Bukti dari website jurnal mulai dari submit, review, accepted, dll.         3. Bukti hasil review        4. Bukti Pembayaran	Kunjungi web: sipuma.pps.uny.ac.id login dengan sso, isi data, dan upload dokumen. Hasil akan diberitahu lewat email (fast response), jika sudah tervalidasi akan diberi balasan SurKet Publikasi. Jika belum publikasi, buat surat pernyataan bermaterai download di pps.uny.ac.id. Aku kemarin Proceeding, jadi bukti LoA, Payment, Sertifikat presenter, Bukti review dan hasil review, Bukti Accepted, dan artikel proceeding serta tampilan di web publisher harus disiapkan dan di upload.
9	Uji Turnitin	1. Lembar Pengesahan Penguji.pdf         2. Naskah thesis (Hanya Bab I –V saja) .doc	Berkas dikirimkan ke : penjamu.pps@uny.ac.id Hasil akan dikirimkan lewat email (fast response). Jika hasil similarity nya 20-25% wajib revisi max 3 hari. Jika hasil similarity nya .25% wajib revisi selama 1 minggu.
10	Bebas Pustaka Pasca	1. Lembar Pengesahan Penguji.pdf         2. Abstrak B.Indo & B.Inggris .doc         3. Scan KTM .pdf/jpeg	Berkas dikirimkan ke : library.pps.uny@gmail.com Hasil akan dikirimkan lewat email (fast response).
11	ProTEFL	Siakad2013.uny.ac.id	Buka siakad, klik menu pendaftaran yudisium, disana ada keterangan lulus protefl (jika sudah lulus), print halaman tsb.
12	SurKet berkepribadian baik bagi yang Cum Laude	IPK min 3.75 dengan masa studi tidak lebih dari 2.5 tahun	Pergi ke bagian akademik, minta surat berkepribadian baik dengan menyebutkan NIM.
13	Meminta TTD Direktur	1. Lembar Pengesahan Penguji.pdf         2. Lembar Pengesahan Direktur .doc         3. Lampiran (SurKet Publikasi, SurKet Turnitin, SurKet Bebas Pustaka Pasca, Protefl di siakad)         4. Surket Berkepibadian baik bagi yang cum laude. doc	Berkas dikirimkan ke Sekretaris Direktur lewat WA (0857-6212-4803 atau 0856-4365-7453) Penamaan file : nama (spasi) lampiran; nama (spasi) lembar pengesahan penguji (1 file ada 4 lembar); nama (spasi) lembar pengesahan direktur Disclaimer: ((Slow Response)) krn antri dibalas WA, antri TTD, Antri Reply back. Aku kemarin minta TTD direktur secara offline, syaratnya sama + naskah thesis dan di cetak. sehari langsung selesai. setelah itu minta cap pengesahan ke bag.Akademik, Staff akan mengcopy Lembar Pengesahan Direktur utk syarat bebas theory agar nilai ujian thesis kita keluar dan bisa langsung daftar yudisium.
14	Daftar Yudisium	Pas Photo	Buka siakad, isi data, muncul tagihan yang harus dibayar. setelah bayar baru bisa mencetak bukti pendaftaran yudisium.
15	Bayar Yudiwis	1. Bayar IKA Alumni (IDR 125K)         2. Bayar Yudisium (IDR 150K)         3. Bayar Jaminan Toga (IDR 750K)         4. Bayar Wisuda (IDR 650K)	Lakukan Pembayaran di Bank Mandiri, total ada 4 form (Tanya petugas bank). Simpan Slip pembayaran agar bisa mengklaim kembali uang jaminan Toga.
16	Daftar IKA Alumni	Slip pembayaran IKA Alumni dari Bank Mandiri	Datang ke Kantor IKA Alumni, kita mengecek data diri dibantu petugas, petugas mencetak kartu alumni, petugas memberikan souvenir berupa mug cantik. Note: Daftar IKA Alumni bisa diwakilkan.
17	Bebas Pustaka Pusat	1. Naskah thesis full text .pdf         2. Lembar Pengesahan Penguji & Direktur .pdf         3. Abstrak Eng IND .pdf         4.Naskah Karya Ilmiah .pdf         5. Buku Sumbangan min. terbitan 3 tahun sejak kelulusan dg harga min. 50K	Upload Mandiri: Mengupload berkas secara mandiri di digilib. bilang ke petugasnya kalau kita ingin mengupload berkas untuk bebas pustaka agar computer yang akan kita pinjam di setting ke halaman member pustaka. login melalui sso, klik menu unggah mandiri, ikuti petunjuknya unggah berkas dan data buku sumbangan (Judul, pengarang, Penerbit, No ISBN, tahun terbit, harga). Selanjutnya petugas akan memverifikasi dan akan mengirimkan hasilnya ke email kita. jika masih salah, harus kita perbaiki dan upload ulang, jika sudah benar kita bisa langsung menyerahkan buku sumbangan ke pustaka pusat. setelah itu kita akan dapat surat bebas pustaka pusat.   Atau jika tidak bisa datang ke digilib, kirimkan berkas ke : library@uny.ac.id (lihat panduan lengkapnya)
18	Menyerahkan Bukti Pendaftaran Wisuda	1. Thesis full text.pdf         2. Thesis per chapter .pdf         3. Scan ijazah S1.pdf         4. Print out data wisudawan .pdf         5. SurKet Berkepribadian Baik bagi yang Summa Cum Laude atau Cum Laude .pdf	Buka link bit.ly/penyerahan_berkas_yudisium , isi data, upload berkas, selesai.
19	Yudisium Online	Zoom	Kemarin, ketika giliranku tidak ada acara yudisium. Bagian Akademik hanya mengirimkan email berisi SK dan transkrip nilai. Dan kalau pun ada admin akademik akan membuat grup WhatsApp berisi peserta yudisium periode tersebut. informasi akan disampaikan di grup WA.
20	Wisuda Online	Zoom	Bagian Akademik kampus akan mengirimkan email dan  Broadcast WA tentang info wisuda. Geladi resik akan digelar dua hari sebelum hari H. Upacara wisuda dilakukann secara daring.